Pengertian Manajemen Sekolah
Pada hakikatnya istilah manajemen
pendidikan dan manajemen sekolah mempunyai pengertian dan maksud yang sama.
Keduanya memang sukar dibedakan, lebih-lebih sering dipakai secara bergantian
dalam pengertian yang sama. Apa yang menjadi skop manajemen pendidikan adalah
juga merupkan skop atau bidang garapan manajemen sekolah. Demikian pula proses
kerjanya ditempuh melalui fungsi-fungsi yang sama, yang di ilhami dari teori
administrasi dan manajemen pada umumnya.[1]
Menurut James Jr. manajemen sekolah adalah proses pendayagunaan
sumber-sumber manusiawi bagi penyelenggara sekolah secara efektif.[2]
Manajemen pendidikan merupakan suatu
usaha bersama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan organisasi yang efisien
dan daya guna yang ada untuk mencapai tujuan pendidikan disekolah.
Ali Imron berpendapat bahwa manajemen
pendidikan adalah proses penataan
kelembagaan pendidikan, dengan melibatkan sumber potensial baik yang bersifat
manusia maupun yang bersifat non manusia guna mencapai tujuan pendidikan secara
efektif dan efisien.
Tujuan manajemen pendidikan adalah
tujuan yang dikehendaki harus jelas, makin operasional tujuan makin mudah
terlihat dan makin tepat program-program-program yang disusun untuk mencapai
tujuan yang ditentukan, program itu harus menyeluruh dan ada koordinasi
terhadap komponen yang melaksanakan program sekolah.
Proses manajemen pendidikan dimulai dari
perencanaan, diteruskan dengan pengorganisasian, penggeraan dan kemudian
pengawsan. Proses tersebut berjalan secara siklik, karena begitu proses akhir
(pengawasan) telah dilalui, kembali lagi keproses pertama (perencanaan).
Manajemen yang baik ialah manajemen yang
tidak jauh menyimpang dari konsep dan yang sesuai dengan obyek yang ditangani
serta tempat organisasi itu berada. Sebagai bagian dari suatu ilmu, seharusnya
manajemen itu tidak boleh menyimpang dari konsep manajemen yang sudah ada.
Namun variasi bisa terjadi akibat kreasi dan inovasi para manajer. Variasi ini
berkaitan dengan obyek yang ditangani dan tempat organisasi itu.
Manajemen yang
dapat menyesuaikan diri dengan berbagai situasi dan kondisi disebut manajemen
yang fleksibel. Manajemen ini tidak kaku, ia dapat berlangsung dalam kondisi
dan situasi yang berbeda-beda. Kebijakan-kebijkan pemerintah yang baru,
tuntutan-tuntutan masyarakat yang brubah dari semula, perubahan-perubahan nilai
masyarakat, dan sebagainya tidak akan menghentikan aktivitas manajemen ini.
Manajemen akan berjalan terus dengan revisi di sana-sini. Hal ini menjamin
kelangsungan hidup organisasi. Oleh sebab itu para manajer perlu mengusahakan
manajemen agar bersifat fleksibel.[3]
Jadi dari
penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen atau pengelolaan merupakan
komponen integral dan tidak dapat dipisahkan dari proses pendidikan secara
keseluruhan, karena dengan adanya manajemen yang baik maka tujuan pendidikan
dapat diwujudkan secara optimal, efektif dan efisien.
2. Fungsi Manajemen Sekolah
Menurut Percy E.
Burrup fungsi-fungsi manajemen pendidikan di sekolah adalah:
a.
Merencanakan cara dan
langkah-langkah mewujudkan tujuan program sekolah.
b.
Mengalokasikan baik sumber daya
maupun kegiatan mengajar sehingga masig-masing tahu tugas dan tanggung jawab.
c.
Memotifasi dan menstimulir
kegiatan staf pengajar sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya dengan
sebaik-baiknya.
d.
Mengkoordinir kegiatan anggota staf pengajar dan setiap
satuan tugas di sekolah sehingga tenaga dapat digunakan seefektif mungkin.
e.
Menilai efektifitas program dan
pelaksanaan tugas pengajaran dan tujuan-tujuan sekolah yang ditentukan sudah
tercapai apa belum. Dan menilai pertumbuhan kemampuan mengajar tiap guru.[4]
Pelaksanaan manajemen sekolah yang
efektif dan efisien menuntut dilaksanakan beberapa fungsi manajemen tersebut
secara terpadu dan terintegrasi dalam pengelolaan bidang-bidang manajemen
pendidikan.
Jadi melalui penerapan fungsi manajemen
sekolah yang efektif dan efisien diharapkan dapat memberikan kontribusi
terhadap peningkatan kualitas pendidikan secara keseluruhan.
3. Ruang Lingkup Manajemen
Sekolah
Ruang lingkup pengelolaan lembaga pendidikan
adalah:
a. Pengelolaan pengajaran
Pengelolaan pengajaran
adalah setiap usaha sekolah untuk mengatur seluruh kegiatan, baik yang bersifat
intrakurikuler, kokurikuler maupun ekstrakurikuler.
Dalam mengelola
pengajaran, Ida Alaeda mengemukakan beberapa prinsip pengelolaan pengajaran
yang berorientasi pada fungsi manajemen. Sebagaimana yang dikemukakan oleh
Burrup yaitu, tujuan yang dikehendaki harus jelas, makin operasional tujuan
makin mudah terlihat dan makin tepat untuk mencapai tujuan, program itu harus
sederhana (simple), program-program yang disusun itu harus sinkron
dengan tujuan yang telah ditentukan, program itu harus bersifat menyeluruh dan
program itu harus ada koordinasi terhadap komponen yang melaksanakan program di
sekolah.[5]
Piet Sahertin berpendapat bahwa tugas
pendidikan administrasi atau manajemen adalah menterjemahkan kurikulum ke
proses belajar mengajar, menyusun kalender sekolah, mengatur jadwal, menata
sistem program di sekolah, menyusun beberapa konsep dasar, melaksanakan
kegiatan pengajaran lainnya yaitu pembukaan tahun ajaran baru, pembinaan
disiplin di sekolah, penilaian siswa dan penutup tahun ajaran.[6]
Kepala sekolah merupakan seorang manajer
di sekolah. Ia harus bertanggung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan
penilaian perubahan atau perbaikan program pengajaran disekolah. Untuk
kepentingan tersebut, sedikitnya terdapat empat langkah yang harus dilakukan,
yaitu menilai kesesuaian program yang ada dengan tuntutan kebudayaan dan
kebutuhan murid, meningkatkan perencanaan program, memilih dan melaksanakan
program, serta menilai perubahan program.
b. Pengelolaan kesiswaan
Manajemen peserta didik menduduki tempat
yang sangat penting. Dikatakan demikian oleh karena sentral layanan pendidikan
di sekolah ada pada peserta didik. Semua kegiatan yang ada di sekolah, baik
yang berkenaan dengan manajemen pengajaran, tenaga kependidikan, sarana dan
prasarana, keuangan hubungan sekolah dengan masyarakat maupun layanan kusus
pendidikan, diarahkan agar peserta didik mendapatkan pelayanan yang baik.
Menurut Knzevich manajemen peserta didik
(pupil personnel administration) sebagai suatu layanan yang
memusatkan perhatian diluar kelas seperti: pengenalan, pendaftaran, layanan
individual seperti pengembangan keseleruhan kemampuan, minat, kebutuhan sampai
ia matang sekolah.
Jadi manajemen peserta didik dapat
diartikan sebagai usaha pengaturan terhadap peserta didik mulai dari peserta
didik tersebut masuk sekolah sampai dengan mereka lulus sekolah. Yang diataur
secara langsung adalah segi-segi yan berkenaan dengan peserta didik secara
langsung, dan segi-segi lain yang berkaitan dengan peserta didik secara tidak
langsung. Pengaturan terhadap segi-segi lain selain peserta didik dimaksudkan
untuk memberikan layanan yang sebaik mungkin kepada peserta didik.[7]
Tujuan pengelolaan kesiswaan adalah
untuk mengatur kegiatan dalam bidang kesiswaan agar proses belajar mengajar di
sekola berjalan lancar, tertib, teratur dan tercapapai apa yang menjadi tujuan
pendidikan di sekolah. Pengelolaan kesiswaan meliputi perencanaan kesiswaan,
penerimaan siswa baru, pengelompokan siswa, kenaikan kelas, penjurusan, dan
perpindahan siswa intra sekolah.
Kegiatan perencanaan kesiswaan meliputi
sensus sekolah, yaitu mencatat usia anak-anak. Usia umur sekolah di pakai
sebagai dasar untuk membagi-bagikan daerah penyebaran bagi pendirian suatu
sekolah. Seluruh kegiatan sensus sekolah dapat difungsikan untuk berbagai hal
yaitu:
1.
Menetapkan perlunya perencanaan
jumlah dan lokasi sekolah.
2.
Menetapkan beberapa batas daerah
penerimaan siswa di suatu sekolah.
3.
Mempersiapkan fasilitas pengangkutan.
4.
Memproyeksikan layanan program
pendidikan bagi sekolah yang memerlukan.
5.
Menata kewajiban belajar dan
undang-undang tenaga kerja bagi anak-anak.
6.
Mempersiapkan fasilitas penidikan
khusus.
7.
Menganalisa tingkat dan laju
pertumbuhan umur usia sekolah pada suatu daerah
tertentu.
8.
Membuat rayonisasi bagi anak yang
akan masuk atau dari sekolah kesekolah lain.
9.
Merekam informasi mengenai jumlah
dan pertumbuhan sekolah swasta.
10.
merekam dari berbagai sumber
mengenai sumbangan masyarakat terhadap kemajuan sekolah.[8]
Dalam
kegiatan penerimaan siswa baru bergantung pada jumlah kelas atau fasilitas
tempat duduk yang tersedia di sekolah. Kegiatan kesiswaan selanjutnya yang
perlu dilaksanakan ialah pengelompokan siswa. Pengelompokan siswa diadakan
dengan maksud agar pelaksanaan kegiatan proses belajar mengajar di sekolah bisa
berjalan lancar, tertib, dan bisa tercapai tujuan-tujuan pendidikan yang telah
diprogramkan.
Ada beberapa jenis
pengelompokan siswa, diantaranya yang dilaksanakan ialah:
a.
Pengelompokan dalam kelas-kelas.
b.
Pengelompokan dalam bidang studi.
c.
Pengelompokan berdasarkan
spesialisasi.
d.
Pengelompokan dalam sistim
kredit.
e.
Pengelompokan berdasarkan
kemampuan.
f.
Pengelompokan berdasarkan minat.
Dalam kegiatan
ini kepala sekolah membentuk panitia atau menunjuk beberapa orang guru untuk
bertanggung jawab dalam tugas tersebut.
Keberhasilan,
kemajuan, dan prestasi belajar para siswa memerlukan data yang otentik, dapat
dipercaya, dan memiliki keabsahan. Data ini diperlukan untuk mengetahui dan
mengontrol keberhasilan atau prestasi kepala sekolah sebagai manajer pendidikan
di sekolahnya. Kemajuan belajar siswa ini secara pereiodik harus dilaporkan
kepada orang tua, sebagai masukan untuk berpartisipasi dalam proses pendidikan
dan membimbing anaknya belajar, baik di rumah maupun di sekolah.
Jadi tujuan
pendidikan tidak hanya untuk mengembangkan pengetahuan anak, tetapi juga sikap
kepribadian, serta aspek sosial emosional, di samping ketrampilan-ketrampilan
lain. Sekolah tidak hanya bertanggung jawab memberikan berbagai ilmu
pengetahuan, tetapi memberikan bimbingan dan bantuan terhadap anak-anak yang
bermasalah, baik dalam belajar, emosional, maupun sosial, sehingga dapat tumbuh
dan berkembang secara optimal sesuai dengan potensi masing-masing. Untuk
kepentingan tersebut, diperlukan data yang lengkap tentang peserta didik. Untuk
itu di sekolah perlu dilakukan pencatatan dan ketatalaksanaan kesiswaan, dalam
bentuk buku induk, buku laporan keadaan siswa, buku presensi siswa, buku rapor,
daftar kenaikan kelas, buku mutasi dan sebagainya.
c. Pengelolaan sarana dan prasarana sekolah
Manajemen sarana dan prasarana
pendidikan di sekolah pada dasarnya merupakan salah satu bidang kajian
manajemen sekolah atau manajemen pendidikan dan sekaligus menjadi tugas pokok
manajer sekolah atau kepala sekolah.
Manajemen sarana dan
prasarana dapat didevinisikan sebagai proses kerjasama pendayagunaan semua
sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien.[9]
Sarana sekolah menirit Ibrahim adalah
semua perangkat peraturan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan
dalam proses pendidikan di sekolah. Menurut pakar pendidikan
mengklasifikasikannya menjadi beberapa macam sarana pendidikan yang ditinjau
dari beberapa sudut pandang. Pertama, ditinjau dari habis dan tidaknya di
pakai, kedua, di tinjau dari bergerak dan tidaknya, ketiga, ditinjau dari
hubungan proses belajar mengajar.
Prasarana pendidikan adalah semua kelengkapan
dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses pendidikan di
sekolah. Prasarana pendidikan di sekolah bisa di klasifikasikan menjadi dua
macam prasarana pendidikan. Pertama, prasarana pendidikan yang scara langsung
digunakan untuk proses belajar mengajar, seperti ruang teori, ruang
perpustakaan, ruang praktik keterampilan, ruang laboratorium, kedua, prasarana
pendidikan yang keberadaannya tidak digunakan untuk proses belajar mengajar,
tetapi sangat menunjang pelaksanaan proses belajar mengajar, seperti ruang
kantor sekolah dan lain-lain.
Secara umum tujuan manajemen sarana dan
prasarana pendidikan di sekolah adalah untuk memberikan layanan secara
professional dibidang sarana dan prasarana pendidikan dalam rangka
terselenggaranya proses pendidikan secara efektif dan efisien. Agar tujuan
dapat tercapai ada beberapa prinsip yang perlu di perhatikan, yaitu pertama,
prinsip pencapaian tujuan, yaitu bahwa sarana dan prasarana pendidikan di
sekolah harus selalu dalam kondisi siap pakai oleh personel sekolah dalam
rangka pencapaian tujuan proses belajar mengajar. Kedua, prinsip efisiensi,
yaitu bahwa pengadaan sarana dan prasarana pendidikan disekolah harus di
lakukan melalui perencanaan yang seksama, sehingga dapat diadakan sarana dan
prasarana pendidikan yang baik dengan harga yang murah. Ketiga, prinsip
adminisratif, yaitu bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah
harus selalu memperhatikan undang-undang peraturan, instruksi, dan petunjuk
teknis yang diberlakukan oleh yang berwenang. Keempat, prinsip kejelasan
tanggung jawab, bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah
harus diselenggarakan oleh personel sekolah yang mampu bertanggun jawab.
Kelima, prinsip kekohesifan, bahwa manajemen sarana dan prasarana pendidikan di
sekolah harus direalisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang sangat
kompak.[10]
Jadi manajemen sarana dan prasarana yang
baik diharapkan dapat mencipatkan sekolah yang bersih, rapi, indah sehingga
menciptakan kondisi yang menyenangkan baik bagi guru maupun bagi murid untuk
berada di sekolah. Di samping itu juga diharapkan tersedianya alat-alat atau
fasilitas belajar yang memadai secara kuantitatif, kualitatif dan relefan
dengan kebutuhan serta dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan
proses pendidikan dan pengajaran, baik oleh guru sebagai pengajar maupun
murid-murid sebagai pelajar.
d. Pengelolaan keuangan
Setiap unit kerja selalu
berhubungan dengan masalah keuangan, demikian sekoah. Soal-soal yang menyangkut
keuangan sekolah pada garis besarnya berkisar pada uang sumbangan pembinaan
pendidikan (SPP), uang kesejahteraan personil dan gaji serta keuangan yang
berhubungan langsung dengan penyelenggaraan sekolah seperti perbaikan sarana
dan prasarana.[11]
Menurut Maisyaroh, manajemen keuangan
berarti suatu proses melakukan kegiatan mengatur keuangan dengan menggerakkan
tenaga orang lain. Kegiatan tersebut dimulai dari perencanaan anggaran sampai
dengan pengawasan dan pertanggung jawaban keuangan.[12]
Pendidikan sekolah yang hasilnya dapat
dilihat dikemudian hari perlu mendapat pembiayaan yang memadai. Yang sesuai
dengan Tap.MPR yang menjelaskan bahwa pendidikan adalah tanggung jawab
pemerintah, masyarakat dan keluarga.
Sumber dana dan biaya dari pemerintah
yaitu, pemerintah pusat menyediakan sebagian pendapatan negara untuk keperluan
pendidikan, selain itu pemerintah daerah juga menyerahkan sebagian dari
pendapatannya baik berasal dari subsidi pemerintah pusat maupun dari pendapatan
daerah untuk keperluan pendidikan. Dana pembangunan melalui DIP untuk inovasi
pendidikan, rehabilitasi gedung, alat laboratorium, alat workshop, buku paket
dan sebagainya.
Untuk dana dari orang tua berupa SPP.
Hasil dari SPP tersebut dialokasikan untuk membiayai kegiatan yaitu,
pelaksanaan pelajaran, pengadaan rapat dan STTB, kesejahteraan pegawai, perbaikan
sarana, kegiatan siswa, supervisi dan pengelolaan.[13]
Dana dari sumber masyarakat, baik
sekolah negeri maupun swasta bantuan keuangan juga diperoleh dari tokoh-tokoh
masyarakat dan alumni. Bahkan untuk keseragaman perwujudan bantuan untuk
pembinaan pendidikan dan pengajaran di berbagai tingkatan dan jenis sekolah
negeri, didasarkan pada instruksi bersama.
Dalam penggunaan anggaran dan keuangan
harus didasarkan pada prinsip-prinsip hemat, tidak mewah, efisien dan sesuai
dengan kebutuhan teknis yang disyaratkan, terarah dan terkendali sesuai dengan
rencana, program atau kegiatan dan keharusan penggunaan kemampuan atau hasil
produksi dalam negeri sejauh hal ini memungkinkan. Dalam menyusun anggaran
perlu di perhatikan kecenderungan yang memungkinkan akan terjadi pada masa
depan seperti laju inflasi, kenaikan gaji dan upah. Selain itu perlu
dipertimbangkan kemungkinan terjadinya perubahan kebijaksanaan dan perubahan
jadwal penjatahan pengelolaan keuangan di lapangan bersifat tehnis dan
operasional dilaksanakan oleh bendaharawan.
Komponen utama manajemen keuangan
meliputi, (1) prosedur anggaran; (2) prosedur akuntansi keuangan; (3)
pembelajaran, pergudangan, dan prosedur pendistribusian; (4) prosedur
investasi; (5) prosedur pemeriksaan. Dalam pelaksanaannya, manajemen keuangan
ini menganut asas pemisahan tugas antara fungsi otorisator, ordonator dan
bendaharawan. Otorisator adalah pejabat yang diberi wewenang untuk mengambil
tindakan yang mengakibatkan penerimaan dan pengeluaran anggaran. Ordonator
adalah pejabat yang berwenang melakukan pengujian dan memerintahkan pembayaran
atas segala tindakan yang dilakukan berdasarkan otorisasi yang telah
ditetapkan. Adapun bendaharawan adalah pejabat yang berwenang melakukan
penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran uang atau surat-surat berharga lainnya
yang dapat dinilai dengan uang serta diwajibkan membuat perhitungan dan
pertanggungjawaban.
Kepala sekolah, sebagai manajer,
berfungsi sebagai otorisator, dan dilimpahi fungsi ordonator untuk
memerintahkan pembayaran. Namun, tidak dibenarkan melaksanakan fungsi
bendaharawan karena berkewajiiban melakukan pengawasan ke dalam. Bendaharawan,
di samping mempunyai fungsi-fungsi sebagai bendahara, juga dilimpahi fungsi
ordonator untuk menguji hak atas pembayaran.
Jadi dari penjelasan diatas dapat
disimpulkan bahwa dalam penyelenggaraan pendidikan, keuangan dan pembiayaan
merupakan potensi yang sangat menentukan dan merupakan bagian yang tak
terpisahkan dalam kajian manajemen pendidikan disekolah. Komponen keuangan pada
suatu sekolah merupakan komponen produksi yang menentukan terlaksananya
kegiatan-kegiatan proses belajar-mengajar di sekolah bersama komponen-komponen
lain. Dengan kata lain setiap kegiatan yang dilakukan sekolah memerlukan biaya,
baik itu disadari maupun tidak disadari.
e. Pengelolaan personalia
Pengelolaan personalia
adalah administrasi atau manajemen yang menangani masalah-masalah kepegawaian
dalam suatu badan usaha atau lembaga.
Agar pegawai bisa bekerja
secara efektif dan efisien, diperlukan pegawai-pegawai yang cukup cerdas dan
terampil, perlu diadakan pencarian dan penyaringan calon-calon pegawai yang
baik. Tujuan lembaga akan bisa tercapai dengan baik apabila disamping
tenaga-tenaga itu cerdas dan trampil juga dalam jumlah yang memadai. Dibalik
itu semua, seseorang akan dapat bekerja dengan baik apabila tubuhnya cukup
sehat, hatinya cukup aman dan tentram. Hatinya akan aman dan tentram apabila
kehidupannya beserta keluarganya bisa terpenuhi secara layak.
Dengan demikian yang menjadi sasaran
utama dalam pengelolaan atau manajemen personalia adalah:
1)
Perencanaan pegawai.
2)
Pengadaan pegawai.
3)
Pembinaan atau pengembangan
pegawai
4)
Promosi dan mutasi.
5)
Pemberhentian pegawai.
6)
Pensiun.
7)
Kesejahteraan pegawai.[14]
Perubahan dalam masyarakat
berlangsung secara cepat. Perubahan-perubahan itu seyogyanya diikuti oleh sekolah.
Agar sekolah mampu mengadakan perubahan-perubahan itu maka kemampuan profesi
personil perlu ditingkatkan
setiap saat. Peningkatan kemampuan
itu tidak hanya
bertumpu pada pengalaman
kerja. Hal ini disebabkan, lamanya praktik suatu profesi tidak dengan
sendirinya merupakan jaminan bahwa kemampuan akan meningkat. Oleh karena itu,
kepala sekolah sebagai manajer dapat meningkatkan kemampuan-kemampuan profesi
personil atau personalia sekolah dengan cara:
a)
Memberi kesempatan kepada setiap
personil untuk mengikuti pendidikan tambahan, penataran, kursus-kursus, latihan
kerja, dan aktivitas lain yang mengarah pada peningkatan profesi.
b)
Menyediakan fasilitas yang mampu
membantu peningkatan profesi seperti menyediakan majalah, buku, dan sebagainya.
c)
Memberi kesempatan bagi para
personil untuk berdiskusi tentang bidang tugas masing-masing.
d)
Menyediakan iklim yang
memungkinkan personil mengemukakan dan mengembangkan inisiatif dan kreatif.
e)
Memberi kesempatan mengadakan
kunjungan atau studi banding.[15]
Berdasarkan
penjelasan tersebut, tugas kepala sekolah dalam kaitannya dengan manajemen
tenaga kependidikan bukanlah pekerjaan yang mudah. Hal ini dikarenakan, kepala
sekolah tidak hanya mengusahakan tercapainya tujuan sekolah, tetapi juga tujuan
tenaga kependidikan (guru dan pegawai) secara pribadi.
B. Manajemen Personalia
1. Pengertian Manajemen Personalia
Telah
sering disinggung bahwa manajemen adalah proses pengendalian usaha kerja sama
sejumlah manusia untuk mencapai suatu tujuan. Pengendalian dan yang
dikendalikan adalah manusia. Oleh karena itu, faktor manusia di dalam manajemen
sebagai proses merupakan faktor yang utama dan pertama. Faktor manusia adalah
faktor yang menentukan dalam keseluruhan proses itu, karena manusialah yang
harus bekerja sama agar tujuan yang dirumuskannya dapat dicapai secara efektif.
Oleh karena itu dalam proses manajemen faktor manusia harus diatur,
dikendalikan dan dikembangkan secara efisien pula, guna meningkatkan
aktivitasnya dalam mewujudkan kerja yang terarah pada pencapaian tujuan.
Kegiatan pengaturan, pengendalian dan pengembangan faktor manusia itu merupakan
aktivitas manajemen kepegawaian atau manajemen personalia.
Istilah personalia,
personil atau kepegawaian yang mengandung arti keseluruhan orang-orang yang
bekerja pada suatu organisasi. Dengan demikian manajemen personalia adalah
manajemen yang menitik beratkan perhatiannya kepada soal-soal pegawai atau
personalia didalam suatu organisasi.
Menurut Made Pidarta, personalia ialah
semua anggota yang bekerja untuk kepentingan organisasi yaitu untuk mencapai
tujuan yang sudah ditentukan. Personalia organisasi pendidikan mencakup para
guru, para pegawai, para wakil siswa atau
mahasiswa, dan para alumnus, termasuk juga para manajer pendidikan.
Sedangkan menurut Suryo Subroto yang
dimaksud personalia atau personil adalah orang-orang yang melaksanakan suatu
tugas untuk mencapai tujuan. Dalam hal ini di sekolah dibatasi dengan sebutan
pegawai. Oleh karena itu personil sekolah tentu saja meliputi unsur guru yang
disebut tenaga edukatif dan unsur karyawan yang disebut tenaga administratif.[16]
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan
oleh para ahli manajemen tersebut, peneliti mencoba untuk merumuskan manajemen
personalia yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan
kegiatan-kegiatan dan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi
pengintegrasian dan pemeliharaan, agar tercapai diberbagai tujuan individu,
organisasi dan masyarakat.
2. Fungsi Manajemen Personalia
Dalam bukunya Edwin B.
Flippo fungsi manajemen personalia adalah:
a.
Pengadaan
tenaga kerja. Fungsi operasional pertama dari manajmene personalia adalah
berupa usaha untuk emperoleh jenis dan jumlah yang tepat dari personalia yang
diperlukan untuk menyelesaikan sasaran organisasi. Hal-hal yang dilakukan dalam
kaitan ini adalah penentuan sumber daya manusia yan diperlukan dan
perekrutannya, seleksi dan penempatan.
b.
Pengembangan
tenaga kerja. Setelah personalia diperoleh, mereka harus dikembangkan sampai
pada tingkat tertentu. Pengembangan merupakan peningkatan keterampilan melalui
pelatihan yan perlu untuk prestasi kerja yang tepat.
c.
Kompensasi
(imbalan) tenaga kerja. Fungsi ini dirumuskan sebagai balas jasa yang memadai
yang layak kepada personlia untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi.
Struktur kompensasi meliputi, gaji pokok, tunjangan keuarga, tunjangan makan,
tunjangan transportasi, tunjangan kehadiran dan tunjangan jabatan.
d.
Integrasi
(penyatuan) tenaga kerja. Setelah karyawan diperoleh, dikembangkan, dan diberi
kompensasi secara layak, maka selanjutnya adalah intregasi. Integrasi merupakan
usaha untuk menghasilkan suatu kecocokan yang layak atas
kepentingan-kepentingan perorangan, masyarakat, dan organisasi.
e.
Pemeliharaan
tenaga kerja. Jika kita telah melaksanakan fungsi-fungsi di atas dengan baik,
maka yang tidak kalah pentingna adalah pemeliharaan pegawai. Pemeliharaan
merupakan usaha untuk meningkatkan kemauan dan kemampuan untuk bekerja para
pegawai.
f.
Pemutusan
hubungan kerja. Fungsi terakhir dari manajemen personalia adalah pemutusan
hubungan kerja dan mengembalikan para pekerja kepada masyarakat. Sebagian besar
karyawan tidak meninggal dunia pada masa kerjanya. Organisasi bertanggung jawab
untuk melaksanakan proses pemutusan hubungan kerja sesuai dengan
persyaratan-persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga
masyarakat yan dikembalikan itu berada dalam keadaan yang sebaik mungkin.[17]
Fungsi personalia di atas
dilaksanakan dan dikerjakan oleh manajer atau pimimpin. Manajer memperoleh
hasil dari bawahannya, dan agar bawahannya dapat berprestasi besar dan cakap
bekerja, maka para pemimpin harus memberi perhatian kepada hal-hal yang
berhubungan dengan fungsi personalia.
3. Prinsip-prinsip Personalia dalam Organisasi
Menurut Ngalim Purwanto
personalia dalam suatu organisasi harus memiliki prinsip-prinsip atau
cirri-ciri yaitu:
a.
Memiliki
tujuan yang jelas.
b.
Tiap anggota
dapat memahami dan menerima tujuan tersebut.
c.
Adanya
kesatuan arah sehingga dapat menimbulkan kesatuan tindak dan kesatuan pikiran.
d.
Adanya
kesatuan perintah.
e.
Adanya
keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab masing-masing anggota.
f.
Adanya
pembagian tugas atau pekerjaan sesuai dengan kemampuan, keahlian, dan bakat
masing-masing, sehingga dapat menimbulkan kerjasama yang harmonis.
g.
Adanya
jaminan keamanan dalam bekerja.
h.
Adanya gaji
yang setimpal dengan jasa atau pekerjaan.
i.
Garis-garis
kekuasaan dan tanggung jawab serta tata kerjanya jelas tergambar dalam struktur
organisasi.[18]
Oleh
karena itu supaya kegiatan personalia dalam organisasi dapat berjalan lancar,
serta personalia dapat bekerja secara efektif maka antara manajer dan bawahan
dapat melaksanakan prinsip-prinsip tersebut sesuai dengan jabatan dan
kedudukan.
C. Setrategi Pengelolaan Kegiatan Yang Mendukung
Peningkatan Kualitas Personalia
1. Pengadaan Personalia atau Pegawai
Pengadaan
pegawai merupakan proses kegiatan untuk mengisi formasi atau tempat serta
jabatan yang kosong dan juga pengadaan pegawai dikarenakan adanya perluasan
organisasi.
Di
lingkungan lembaga pendidikan, tenaga kerja atau pegawai dapat di bedakan
menjadi dua kelompok, yaitu:
1.
Tenaga
teknisi atau tenaga professional atau tenaga edukatif/guru/dosen/pengajar,
yakni personal pelaksana proses belajar mengajar dan kegiatan kependidikan
lainnya.
2.
Tenaga
administratif atau tenaga non edukatif/non guru/ non dosen, yakni personal yang
tidak langsung bertugas mewujudkan proses belajar mengajar, antara lain
meliputi pegawai TU, pegawai laboratorium, keuangan, sopir, pesuruh, jaga malam,
pegawai perpustakaan dan lain-lain.[19]
Untuk
memelihara efektivitas kerja, pada saat penerimaan dan penempatan pegawai harus diperhatikan persyaratan tuntutan jenis
sifat pekerjaan, ketrampilan, pengetahuan dan pengalaman pegawai. Untuk itu
dilingkungan setiap lembaga pendidikan diperlukan kegiatan analisis pekerjaan (job
analysis) untuk menyusun deskripsi pekerjaan (job description)
dan klasifikasi pekerjaan (job classification), agar pada saat
penerimaan dan penempatan pegawai dapat disesuaikan antara pegawai yang
diperlukan dengan tuntutan jenis dan sifat pekerjaan.
Dalam rangka pengadaan personil atau
rekrut personil terutama guru, banyak cara yang dapat dipakai, yaitu:
a.
Spoils systems, yaitu system pengadaan personil yang didasarkan pada kesamaan kepartaian,
dalam arti pengisian pekerjaan atau jabatan yang ada di usahakan teman
separtai, tanpa atau kurang memperhatikan apakah kandidat memenuhi kualifikasi
atau tidak.
b.
Nepotism systems yaitu cara mengadakan personil yang di dasarkan pada hubungan
kekeluargaan.
c.
Menit systems yakni cara pengadaan personil berdasarkan kecakapan yang dimiliki.
d.
Career systems yakni cara pengadaan personil yang pada awalnya didasarkan pada kecakapan
sedang pada proses lanjut, selain kecakapan pada masa kerja, loyalitas dan
syarat kerja lainnya turut mendukung.
e.
Sistem prestasi, cara ini terutama berlaku bagi personil lama yang hendak naik pangkat
atau hendak menduduki jabatan yang lebih tinggi. Kenaikan pangkat di dasarkan
pada kecakapan dan prestasi kerja yang dimiliki. Kecakapan dibuktikan dengan
lulus ujian sedang prestasi dibuktikan dengan melalui karya nyata.[20]
Jadi dari pembahasan diatas bahwa
penerimaan dan penempatan pegawai harus memperhatikan kualifikasi para individu
dari pegawai tersebut. Dalam penerimaan dan penempatan pegawai yang tidak
tepat, menimbulkan berbagai kerugian dan masalah karena setiap pekerjaan yang
dilimpahkan tidak akan terselesaikan secara efektif, dengan demikian tenaga dan
waktu akan terbuang-buang, bahkan mungkin pula menjadi pemborosan karena biaya
dipergunakan untuk personel yang tidak mampu mencapai prestasi seperti yang
diharapkan.
2. Pengembangan Personalia
Pengembangan
personalia ialah tata cara atau peninjauan kembali untuk menjamin stabilitas
kepegawaian. Perkembangan personal merupakan salah satu kegiatan penting bagi
kemajuan sekolah.
Keberhasilan
program pengembangan personal, di dalam beberapa hal banyak dipengaruhi oleh
peranan pimpinannya. Mereka diperlukan mulai dari tahap perencanaan,
pelaksanaan dan penyelesaian pogram itu. Walaupun pimpinan sudah memberikan
kesempatan baik dalam menyediakan fasilitas secukupnya, itu semua belum cukup
masih ada yang diperlukan dari dia, yaitu kemauan, keseriusan dan kesungguhan
di dalam melaksanakan. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa manajemen pimpinan
merupakan kunci untuk program pengembangan personal ini.[21]
a.
Sebab-sebab dilaksanakannya
pengembangan personalia
1.
Adanya tata cara atau peraturan
baru dalam personalia tersebut.
2.
Adanya pegawai yang kurang cakap.
3.
Adanya mesin-mesin baru.
4.
Perlunya penyegaran kembali
khususnya pegawai.[22]
b.
Tata cara peningkatan mutu
karyawan
Peningkatan mutu karyawan dapat dilakuan
dengan diadakan suatu latihan dan pendidikan. Latihan adalah suatu kegiatan
atau usaha untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan seorang pegawai dalam
melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu.
Menurut Instruksi Presiden
No 15 tahun 1974, latihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut poses
belajar unuk memperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luar sistem pendidikan
yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dan dengan metode yang lebih
mengutamakan praktik daripada teori.
Latihan yang dilakukan
oleh personalia atau pegawai bertujuan agar pegawai bekerja lebih efisien.
Selain itu, latihan ini juga dilakukan agar pegawai dapat mengembangkan
keahliannya, sehingga pekerjaan apat diselesaikan dengan lebih cepat dan
efisien, serta mengembangkan sikap dan pengetahuan pegawai.
Latihan dan pendidikan dapat diberikan
dengan cara:
1.
dengan penjelasan dan
contoh-contoh kerja dan training.
2.
dengan sistem individual atau
klasikal.
3.
dengan rapat.
4.
lokakarya (penjelasan dan
pameran)
5.
briefing (penjelasan yang bersifat instruksi)
Pembinaan dan pengembanan
terhadap staf tidak hanya pada nggota yang baru saja, tetapi juga kepada
seluruh staf. Pembinaan harus dilakukan secara terus menerus dan secara
sistematis. Pembinaan ini sangat penting karena perkembangan baik perkembangan
ilmu pengetahuan, perkembangan teknologi, maupun perkembangan masyarakat dan
kebijaksanaan-kebijaksanaan yang baru.
Jadi dalam rangka meningkatkan
efisiensi kerja, masalah pembinaan pegawai menempati kedudukan yang penting.
Program pembinaan pegawai meliputi aspek yang cukup luas antara lain mengenai
peningkatan kemampuan kerjanya, peningkatan dedikasi, moral dan disiplin kerja
serta pengarahan dan pembentukan motif kerja yang obyektif. Peningkatan
kemampuan dan kemahiran kerja dapat ditempuh dengan jalan menambah pengetahuan
dan latihan-latihan bagi para personal melalui penataran, tugas belajar,
latihan kerja di lingkungan sendiri atau lingkungan lain dan di dalam maupun di
luar negeri. Program peningkatan kerja harus diarahkan untuk, memungkinkan
tenaga kerja yang tersedia dipergunakan secara berdaya guna dan berhasil guna,
menciptakan hubungan kerja yang menyenangkan dan produktif dalam rangka
mencapai tujuan, dan meningkatkan perkembangan tenaga kerja sampai batas
kemampuan maksimal masing-masing dan sesuai pula dengan perkembangan cara dan
peralatan kerja yang terbaru dan terbaik.
3. Hubungan Antarpersonalia
Menurut Hoy hubungan
antarpersonalia berkaitan dengan iklim organisasi. Iklim organisasi ialah
karakteristik organisasi tertentu yang membedakannya dengan organisasi yang
lain yang dapat mempengaruhi perilaku anggotanya.[23]
Produktivitas pendidikan ditentukan oleh
praktik dan tradisi atau kebiasaan bekerja personalianya. Bila para personalia
memiliki kebiasaan bekerja secara efektif dan efisien akan dapat meningkatkan
produktivitas, sebaliknya bila mereka memiliki kebiasaan secara santai dan
kurang cermat akan dapat merugikan organisasi. Dengan demikian iklim organisasi
perlu dibina dan ditingkatkan.
Memperhatikan dan membina organisasi
berarti sekaligus menjunjung martabat para personalia sebagai manusia, sebab
dengan memperbaiki iklim organisasi akan mengembangkan sikap-sikap sosial,
toleransi, menghargai pendapat orang lain, bekerja sama menyelesaikan masalah,
dan sebagainya. Semua perilaku adalah cermin cara bekerja sama yang baik. Bila
perilaku ini dapat di pertahankan relatif lama, maka ia akan menjadi tradisi
atau kebiasaan bekerja. Lalu terciptalah iklim organisasi yang baik.
Hubungan antarpersonalia yang diinginkan
dalam lembaga pendidikan ialah, kerukunan, gotongroyong, saling menghormati,
kerjasama dan rasa saling memiliki. Dalam hubungan tersebut dilakukan oleh
semua personalia tanpa terkecuali, terutama manajer memberi contoh sikap-sikap
yang baik.
Halsey memberikan petunjuk tentang
bagaimana seharusnya atasan bertindak terhadap para bawahan agar mereka
menyukaidan menyenangi atasannya. Petunjuk-petunjuk itu adalah:
1)
Harus bersikap adil.
2)
Mereka harus disalami segera
ketika bertemu.
3)
Mereka perlu diberi perhatian.
4)
Atasan lebih banyak mendengar
daripada berbicara.
5)
Atasan sebaiknya memakai kata
meminta bukan memerintah.
6)
Nama-nama para bawahan perlu
diingat dan disebutkan bila berhubungan dengan mereka.[24]
Cara lain yang dapat
dilakukan oleh para manajer adalah menciptakan situasi yang harmonis,
gotongroyong, saling menghargai, mengutamakan kepentingan bersama, membela
kebenaran dan keadilan, dan sikap musyawarah dalam setiap pertemuan. Penciptaan
situasi-situasi tersebut merupakan teknik pembinaan antar hubungan secara tidak
langsung kepada setiap personalia pendidikan.
4. Pemeliharaan personalia
Maksud dari pemeliharaan
personalia atau ketenagaan adalah usaha-usaha untuk menjamin terpenuhinya
secara optimal kebutuhan sosial ekonomi maupun sosial psykologis para pegawai.
Yang termasuk dalam berbagai usaha pemenuhan kebutuhan tersebut di atas antara
lain:
a.
Gaji. Untuk Pegawai Negeri Sipil
peraturan gaji yang berlaku sekarang ialah berdasarkan Peraturan Pemerintah No.
15 tahun 1985, yaitu tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil.
b.
Tunjangan kesejahteraan.
c.
Pemeliharaan kesehatan maupun
keselamatan fisik dan mental pegawai.
d.
Perlakuan yang adil dan wajar.
e.
Penghargaan terhadap setiap
prestasi.
f.
Perwujudan semangat kekeluargaan,
persaudaraan dan kerjasama.[25]
Jadi ada dua macam kesejahteraan
yang perlu diperhatikan dan diusahakan oleh pimpinan sekolah, yaitu yang
menyangkut kesejahteraan material dan kesejahteraan batin. Kesejahteraan
material menyangkut pemenuhan kebutuhan hidup, yaitu gaji yang cukup, fasilitas
perumahan, dana, kesehatan, pensiun, dan sebagainya. Kesejahteraan batin
meliputi perasaan aman, perasaan diakui atau diterima, perasaan diperlakukan
adil, perasaan berprestasi, perasaan dianggap pentin, perasaan berpartisipasi,
perasaan memperoleh harga diri dari pekerjaannya dan sebagainya.
5. Penilaian Personalia
Dalam penilaian pegawai
meliputi pencatatan mengenai segala kegiatan kepegawaian untuk megetahui
karya-karya yang dicapai oleh seorang pegawai.
Satu istilah lain yang sering di gunakan
dalm penilaian pegawai ialah merit rating, yang berarti pencatatan jasa-jasa
atau prestasi-prestasi pegawai. Merit rating dipakai dalam penilaian pegawai berdasarkan
sistem karir.
Yang dimaksud penilaian ketenagaan ialah
usaha-usaha yang dilakukan untuk mengetahui secara formal maupun informal untuk
mengetahui hal-hal yang menyangkut pribadi, status, pekerjaan, prestasi kerja
maupun perkembangan pegawai sehingga dapat dikembangkan pertimbangan nilai
obyektif dalam mengambil tindakan terhadap seorang tenaga.
Di bawah ini beberapa hal yang penting
untuk dinilai oleh kepala sekolah adalah:
a.
Kemampuan kerja (perencanaan
program mengajar, kecakapan mengajar, melaksanakan administrasi).
b.
Kerajinan.
c.
Kepatuhan disiplin kerja.
d.
Rasa tanggung jawab terhadap
tugas-tugasnya.
e.
Hubungan kerja sama.
f.
Kelakuan di dalam dan di luar
dinas.
g.
Prakarsa (inisiatif).
h.
Kepemimpinan.
i.
Pekerjaan pada umumnya.
Dalam pelaksanaannya penilaian terhadap
pegawai dapat dilakukan oleh atasan langsung dan oleh atasan tidak langsung.
1.
Penilaian oleh atasan langsung
Yang dimaksud atasan langsung ialah
atasan yang mempunyai wewenang secara langsung untuk memberikan perintah kepada
seorang bawahan. Bawahan langsung ialah seorang bawahan yang secara langsung
bertanggung jawab kepada seorang atasan tanpa melalui pejabat lain.
Atasan mengetahui secara langsung
perkembangan bawahannnya. Oleh karena itu penilaian yang dilakukan oleh atasan
langsung diharapkan akan lebih obyektif.
2.
Penilaian oleh atasan tidak
langsung
Atasan tidak langsung ialah atasan yang
dalam memberikan suatu perintah kepada salah seorang bawahan tidak dapat secara
langsung, melainkan melalui jalur yang telah ditetapkan dalam struktur
organisasi. Bawahan tidak langsung ialah bawahan yang dalam memberikan suatu
pertanggungjawaban tidak dapat secara langsung, melainkan melalui jalur yang
telah ditetapkan dalam organisasi.[26]
Terlepas dari apakah suatu
penilaian dilakukan oleh atasan langsunag atau oleh atasan tidak langsung,
hasil penilaian harus ditunjukkan kepada pegawai yang bersangkutan. Hal ini
bertujuan agar pegawai yang bersangkutan berkesempatan untuk mengajukan
keberatan-keberatan apabila ia menganggap penilaian itu tidak obyektif.
Penilaian pegawai perlu dilakukan karena
penilaian pegawai memiliki manfaat ganda, yaitu bagi pegawai dan bagi
perusahaan atau lembaga pendidikan.
a.
Manfaat penilaian pegawai bagi
pegawai antara lain:
1.
Penilaian pegawai menciptakan
iklim kehidupan perusahaan, yang dapat menjamin kepastian hukum bagi pegawai.
2.
Penilaian pegawai memberikan
dorongan kepada pegawai untuk lebih giat dalam melaksanakan tugas dan
pekerjaannya.
3.
Penilaian pegawai melatih pegawai
untuk selalu berdisiplin dalam segala hal, baik ketika pimpinan hadir maupun
tida hadir.
b. Manfaat penilaian pegawai bagi perusahaan
atau lembaga pendidikan antara lain:
1.
Rapat mengetahui
kelemahan-kelemahan yang dialami oleh setiap pegawai sehingga pembinaan pegawai
dapat lebih dikembangkan dan diperhatikan.
2.
Hasil penilaian dapat
dipergunakan sebagai dasar untuk menempatkan pegawai sesuai dengan bidang dan
tugasnya.
3.
Penilaian pegawai memudahkan
dalam menentukan apakah suatu latihan dibutuhkan untuk mengembangkan
keterampilan pegawai.
Jadi penilaian
terhadap personalia itu meliputi semua aspek kepribadian yang berhubungan dengan
tugas-tugasnya selama bekerja di sekolah itu.
6. Kesejahteraan Personalia
Untuk meningkatkan
kegairahan bekerja dan menjamin hari tua diselenggarakan usaha peningkatan
kesejahteraan pegawai. Peningkatan kesejahteraan tersebut harus diusahakan
secara bertahap sesuai dengan kemampuan sehingga pada akhirnya pegawai dapat
memusatkan perhatian sepenuhnya untuk melaksanakan tugasnya.
Secara konsep, meningkatkan
kesejahteraan para anggota organisasi memang merupakan salah satu tugas
manajer. Organisasi adalah merupakan salah satu bentuk kehidupan bersama dengan
tujuan tertentu yang sudah disepakati bersama. Untuk mencapai tujuan itu, para
manajer perlu mengarahkan, membina, dan mengkoordinasi anggota-anggotanya,
salah satu media penting dalam mengarahkan mereka, agar hati mereka lebih mudah
brgerak untuk maju adalah kesejahteraan.
Banyak cara dan usaha yang dapat
dilakukan kepala sekolah dalam rangka meningkatkan kesejahtearan personel
sekolah. Di samping pemberian insentif dan atau gaji yang layak, usaha
meningkatkan kesejahteraan personel dapat pula dilakukan dengan jalan:
a.
Membentuk semacam ikatan keluarga
sekolah yang bersifat sosial.
b.
Membentuk koperasi keluarga
personel sekolah.
c.
Mengadakan kegiatan-kegiatan
seperti olah raga, diskusi-diskusi yang berhubungan dengan pengembangan profesi
guru-guru atau pegawai sekolah.
d.
Memberi kesempatan dan bantuan
dalam rangka pengembangan karier, seperti kesempatan melanjutkan pelajaran,
kesempatan mengikuti penataran-penataran, selama tindakan mengganggu atau
merugikan jalannya sekolah.
e.
Mengusulkan dan mengurus kenaikan
gaji atau pangkat guru-guru dan pegawai tepat pada waktunya sesuai dengan
peraturan yang berlaku.[27]
Semua yang telah
dibicarakan di atas memerlukan adanya kepemimpinan kepala sekolah yang baik dan
bijaksana disertai pengawasan dan pembinaan yang tepat dan berkelanjutan.
[1]
Burhanuddin, Analisis Administrasi
Manajemen Dan Kepemimpinan Pendidikan (Jakarta: Bumi Aksara, 1990), hlm. 47
[11]
Suryo Subroto, Dimensi-dimensi
Administrasi Pendidikan Sekolah (Jakarta: Bina Aksara, 1984), hlm. 92
[21]
Suharsimi Arikunto, Organisasi
Administrasi Pendidikan Teknologi Dan Kejuruan (Jakarta: Rajawali Pers,
1990), hlm. 134
Komentar
Posting Komentar